Manajemen Proyek Rekayasa dan Penerapannya

Ernestine Jessica Siahaan — 21S18015
S-1 Manajemen Rekayasa Fakultas Teknologi Industri
Institut Teknologi Del

Penerapan pada Proyek Pembangunan Pembangkit Listrik Tenaga Minihidro(PLTM) Aek Silang II Kecamatan Doloksanggul Kabupaten Humbang Hasundutan Provinsi Sumatera Utara

Menurut Larson (2006:3), Proyek adalah usaha yang kompleks, tidak rutin, yang dibatasi oleh waktu, anggaran, sumber daya, dan spesifikasi kinerja yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.
Sebuah proyek bukanlah sebuah aktivitas rutin atau aktivitas sehari-hari yang dilakukan oleh organisasi, melainkan aktivitas tidak rutin dengan rentang waktu tertentu yang dapat memberikan dampak pada kelangsungan hidup bisnis organisasi yang bersangkutan dalam jangka panjang. Pada umumnya, sebuah proyek memiliki karakteristik sebagai berikut :
- Waktu (Timeline) : Proyek memiliki timeline atau garis waktu yang pasti dengan titik awal dan titik akhir yang terukur.
- Sumber Daya (Resource) : Sebuah proyek memiliki sumber daya modal dan tenaga kerja yang terbatas.
- Alat (Tools) : Menggunakan alat-alat (tools) dan teknik khusus digunakan untuk manajamen proyek, contohnya Gantt Chart.
- Tim (Team) : Manajemen Proyek memerlukan tim yang beragam dari berbagai departemen dan fungsi.

Dalam mencapai tujuan sebuah proyek tentunya dibutuhkan Ilmu Manajemen Proyek Rekayasa .Sebenarnya apa itu Manajemen Proyek ? Manajemen Proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber daya tertentu. Manajemen proyek mempergunakan personel perusahaan untuk ditempatkan pada tugas tertentu dalam proyek.
Sedangkan untuk Ilmu Manajemen Proyek Rekayasa itu adalah penerapan pengetahuan , keterampilan , alat dan teknik dalam memenuhi kegiatan proyek dan persyaratan proyrk dengan tujuan untuk mengefisiensikan proyek dari segi biaya , waktu , sumber daya dan lainnya .

Perencanaan dan Pengendalian Proyek

Dalam perencanaan serta pengendalian proyek perlu dilakukan pendekatan-pendekatan khusus sesuai dengan tujuan proyek masing-masing, Langkah Langkah dalam melakukan perencanaan serta pengendalian proyek tersebut dapat dilakukan dengan Langkah-langkah:

1. Mendefinisikan Proyek
   Mendefenisikan proyek dapat dilakukan dengan mendefinisikan kesempatan bisnis yang ingin diraih melalui proyek, mendefinisikan ruang lingkup proyek sesuai dengan output proyek, mendefinisikan kriteria pencapaian untuk mengetahui aktivitas proyek serta patokan terhadap waktu akhir dari proyek selesai dikerjakan,serta mengevaluasi sumber daya yang dimiliki baik kebutuhan sumber daya alam sebagai raw material maupun sumber daya manusia atau man power.
2. Perencanaan Proyek
   Perencanaan dari suatu proyek dapat dilakukan dengan memperhatikan kriteria seperti kualitas, waktu, dan biaya, uhal-hal ini perlu direncanakan untuk pengoptimalisasian suatu proyek.
3. Pelaksanaan Proyek
   Dalam melaksanakan proyek perlu dilakukan pengendalian dari proyek dengan tujuan agar output yang diperoleh dari pelaksanaan proyek sesuai dengan ekspektasi awal tujuan proyek dengan optimalisasi terhadap sumber daya yang dimiliki.
4. Penyelesaian dan Evaluasi
   Dalam melakukan evaluasi terhadap proyek hal-hal yang perlu diperhatikan yaitu berupa standarisasi terhadap teknik pengumpulan data dalam keperluan evaluasi, analisis terhadap perbandingan data aktual yang diperoleh di lapangan terhadap ekspektasi rencana awal dari suatu proyek.

Proses Manajemen Proyek

1. Initiating
   Dalam tahapan inisiasi ini semua tim yang terlibat akan memutuskan apakah suatu proyek layak atau tidak untuk dikerjakan.Selain itu, mereka juga akan menimbang apakah proyek tersebut bisa dilakukan dalam jangka waktu yang ditentukan atau tidak.
2. Planning
   Tujuan dari tahap ini ialah untuk memenuhi semua persyaratan spesifikasi yang ditentukan dalam batasan waktu, kualitas, biaya, dan keselamatan kerja.
3. Executing
   Beberapa tugas khusus selama fase ini meliputi, menugaskan tim, melaksanakan rencana manajemen proyek, melakukan pertemuan, memperbarui jadwal proyek, dan memodifikasi rencana proyek,dalam tahapan ini sangat perlu untuk mempertahankan kontrol dan menjaga komunikasi dengan semua anggota tim.
4. Monitoring and Controlling
   Tahap ini tentunya sangat penting karena bertujuan untuk meminimalisasi segala penyimpangan selama berlangsungnya sebuah proyek.
5. Closing
   Dalam tahap ini para tim menerima hasil akhir dari sebuah proyek dan menghentikan semua penggunaan sumber daya.

10 Knowledge Areas pada Ilmu Manajemen Proyek Rekayasa

Dalam ilmu manajemen proyek rekayasa ada10 Knowledge Areas, yaitu Manajemen Integrasi Proyek, Manajemen Lingkup, Manajemen Waktu, Manajemen Biaya, Manajemen Kualitas, Manajemen Sumber Daya Manusia, Manajemen Komunikasi, Manajemen Resiko, Manajemen Pengadaan, dan Manajemen Pemangku Kepentingan.

Untuk lebih memahami 10 Knowledge Areas pada ilmu manajemen proyek rekayasa, maka dapat diterapkan pada proyek yang sedang dilaksanakan seperti, pada Proyek Pembangunan Pembangkit Listrik Tenaga Minihidro(PLTM) Aek Silang 2 Kecamatan Doloksanggul Kabupaten Humbang Hasundutan Provinsi Sumatera Utara .

Pembangunan Pembangkit Listrik Tenaga Minihidro(PLTM) Aek Silang II oleh PT Bakara Energi Lestari dan China Yu Zhou Tian Yuan Group di Sigala-gala Londut, Desa Marbun Tonga Dolok, Kecamatan Baktiraja, Humbahas, resmi dimulai dengan peletakan batu pertama, Selasa 20 September 2016. PLTM ini nantinya akan memproduksi listrik sebesar 2 x 5 mega watt (MW).Selain untuk mendukung energy yang bersih, pembangunan ini diharapkan dapat meningkatkan kesejahteraan masyarakat Humbahas, khususnya masyarakat sekitar .
Direncanakan, energi listrik yang dihasilkan selain dijual ke PT PLN sebagian lagi akan diberikan untuk masyarakat sekitar. Selain sebagai penghasil energi listrik, PLTM ini akan dijadikan pula sebagai fasilitas konsep wisata di kawasan Danau Toba Bakkara.

Dilihat dari keterlambatan pengerjaan Proyek Pembangunan Pembangkit Listrik Tenaga Minihidro(PLTM) Aek Silang II dan menyukseskan pengerjaan proyek, maka dapat menerapkan 10 knowledge areas Ilmu Manajemen Proyek Rekayasa di dalam proses pengerjaan proyek ini. Berikut 10 knowledge areas yang dapat di terapkan pada proyek ini :

1. Manajemen Integrasi Proyek (Project Integration Management)
   Manajemen Integrasi Proyek merupakan proses dan kegiatan yang dilakukan untuk mengidentifikasi, mendefinisikan, menggabungkan, menyatukan, dan mengkoordinasikan berbagai proses dan aktivitas manajemen proyek. Terlihat pada proyek pembangunan PLTM Aek Silang II , PT Bakara Energi Lestari dan China Yu Zhou Tian Yuan Group sebagai pihak pemilik dan pekerja proyek dapat membuat project chart, membuat tentang alokasi sumber daya apa yang ingin digunakan pada saat pengerjaan proyek, dan lainnya
2. Manajemen Lingkup (Scope Management)
   Manajemen Lingkup merupakan proses yang dilakukan untuk memastikan bahwa proyek tersebut telah mencakup semua pekerjaan yang diperlukan dalam menyelesaikan proyek dan mencapai tujuan dari proyek yang telah ditentukan. Pada proyek pembangunan PLTM Aek Silang II, pemilik proyek dapat menerapkan beberapa langkah ini :
   a) Plan Scope Management
   Membuat rencana manajemen pengelolaan lingkup, dimana pada proses ini menentukan ruang lingkup proyek kemudian di divalidasi dan dikendalikan.
   b) Collect Requirements
   Menentukan pemangku kepentingan dan persyaratan untuk mencapai tujuan proyek.
   c) Define Scope
   Mengembangkan secara detail dan menggambarkan batasan dari proyek ini.
   d) Create WBS (Work Breakdown Structure)
   Membuat pengelompokan dari proyek yang sudah dikerjakan, sehingga karyawan PT Bakara Energi Lestari dan China Yu Zhou Tian Yuan Group lebih mudah untuk mengerjakan proyek.
   e) Validate Scope
   Membuat validasi ruang lingkup proyek dari control quality yang ditinjau oleh pemerintah Humbang Hasundutan .
   f) Control Scope
   Melakukan pemantauan dari perubahan ruang lingkup proyek dan mengelola perubahan tersebut.
3. Manajemen Waktu (Time Management)
   Manajemen Waktu merupakan proses yang dilakukan untuk menentukan waktu penyelesaian proyek yang tepat . Ada beberapa langkah yang dapat dilakukan daam melaksanakan Manajemen Waktu yaitu :
   a) Daftar Aktivitas
   Nama Aktivitas : Memberikan nama pada aktivitas-aktivitas yang dilakukan selama pengerjaan proyek
   No aktivitas : Memberikan nomor pada setiap aktivitas proyek
   Milestone : Membuat milestone seperti contoh berikut ini

b) Pengururan Aktivitas
Pengurutan aktivitas dapat dilakukan dengan Precedence Diagram Method (PDM) . Dimana PDM dapat digunakan untuk proyek berskala besar yang memiliki biaya besar dan kecendurangan akan bertambahnya kompleksitas proyek.

c) Membuat denah node segiempat sesuai dengan jumlah kegiatan.
Semua kegiatan memiliki jenis konstrain sehingga peneliti membuat agar mudah menggambar anak panahnya dan mudah dipahami.
d) Menghubungkan antar node dengan anak panah yang sesuai dengan jenis ketergantungan dan konstrain.
e) Menyelesaikan diagram PDM dengan melengkapi atribut dan simbol yang dibutuhkan.
Langkah selanjutnya yaitu melengkapi node segiempat tersebut dengan atribut atau simbol seperti durasi, ES, EF, LS, dan LF.
f) Menghitung ES, EF, LS, dan LF untuk mengidentifikasi total waktu penyelesaian proyek, jalur kritis, kegiatan kritis, dan float
Hasil ES, EF, LS, LF, dan float akan mempermudah untuk menentukan total waktu penyelesaian, jalur, dan kegiatan kritis dalam pelaksanaan penjadwalan proyek.

4. Manajemen Biaya (Cost Management)
Manajemen Biaya merupakan salah satu proses yang paling penting dan harus diperhatikan karena pada proses ini dapat menentukan proyek selesai dengan biaya yang ditentukan. Adapun langkah-langkah yang dapat dilakukan pada proses ini, yaitu mengestimasikan atau memprediksi biaya proyek, menganggarkan biaya proyek, dan mengontrol biaya proyek. Biaya yang dihabiskan untuk menyelesaikan proyek ini kurang lebih Rp 300 Miliar, dimana biaya ini di ambil dari APBN.

5. Manajemen Kualitas (Quality Management)
Langkah-langkah yang dapat dilakukan adalah membuat rencana kualitas proyek, melakukan jaminan kualitas dengan memastikan standar kualitas yang tepat, dan mengendalikan kualitas proyek.

6. Manajemen Sumber Daya Manusia (Human Resources Management)
Dalam proses ini dapat melakukan beberapa langkah-langkah berikut : merencanakan Sumber Daya Manusia yang diharapkan dapat bertanggung jawab dan memiliki keterampilan sesuai dengan yang dibutuhkan, membentuk tim proyek sesuai dengan keterampilan, mengembangkan tim proyek dengan meningkatkan keterampilan, yang dimiliki, dan mengontrol tim proyek dengan memberikan feedback dan menyelesaikan masalah secara bersama untuk meningkatkan kinerja proyek.

7. Manajemen Komunikasi (Communication Management)
Dalam sebuah proyek dibutuhkan komunikasi yang efektif dan efisien antara pekerja dan pemangku kepentingan (stakeholder). Komunikasi yang baik dapat dilakukan dengan melakukan perencanaan komunikasi, menentukan metode komunikasi, memberikan informasi yang transparan dan jelas, dan memantau komunikasi.

8. Manajemen Risiko (Risk Management)
Langkah-langkah yang dapat diterapkan pada proyek PLTM Aek Silang II adalah membuat rencana manajemen risiko dari kegiatan yang dilakukan dalam sebuah proyek, mengidentifikasi risiko dari risiko yang negatif hingga positif, melakukan analisis risiko secara kualitatif maupun kuantitatif., membuat rencana penanggulangan ketika risiko negatif terjadi, menerapkan rencana penanggulangan risiko serta mengidentifikasi risiko baru yang kemungkinan dapat terjadi.

9. Manajemen Pengadaan (Procurement Management)
Manajemen Pengadaan merupakan proses yang dilakukan untuk memperoleh hasil dari proyek yang dibutuhkan dari luar tim proyek atau perusahaan lain. Proses ini mencakup perencanaan manajemen pengadaan, manajemen kontrak, proses pengendalian pengadaan perubahan pada proyek, dan menutup pengadaan dengan menyelesaikan setiap pengadaan.

10. Manajemen Pemangku Kepentingan (Stakeholder Management)
Proses ini merupakan dimana perlu dilakukan identifikasi terhadap pemangku kepentingan yang mempengaruhi proyek yang kerjakan.

Dengan menerapkan 10 knowledge areas Ilmu Manajemen Proyek Rekayasa dengan baik, maka dapat memungkinkan proyek pembangunan PLTM Aek Silang II tidak terjadinya keterlambatan dalam penyelesaian proyek. Karena, 10 knowledge areas ini memiliki hubungan yang dapat mensukseskan proyek yang dikerjakan.

Demikian artikel ini saya buat untuk memenuhi tugas Mata Kuliah Manajemen Proyek Rekayasa. Semoga bermanfaat. Jika ada kritik, tanggapan, dan saran dari teman-teman sekalian dapat memberikannya pada kolom Komentar.
Terimakasih ~

Referensi :

PMBOK Guide. 2013. A Guide To The Project Management Body of Knowledge-Fifth Edition. Amerika: Project Management Institute
Sihite, R. P. (2018). Tinjauan Kinerja Pembangkit Listrik Tenaga Minihidro (PLTM) Aek Silangdi Kecamatan Dolok Sanggul Kabupaten Humbang Hasundutan Propinsi Sumatera Utara.